Hyvästit kuittien etsimiselle ja kankealle kirjanpidolle: Matkalaskut hoituvat mobiilisovelluksella

Matkalaskujen kirjaaminen aiheuttaa monissa yrityksissä stressiä viimeistään siinä vaiheessa, kun matkakulujen kuitteja etsitään kissojen ja koirien kanssa. Tällaiselle ajan hukkaamiselle ei ole kuitenkaan enää mitään tarvetta, sillä digitaaliset ratkaisut ovat tullee jäädäkseen myös tällä saralla. Sovellusten avulla kuiteista voidaan ottaa kuvat kirjanpidon talteen välittömästi ja työntekijä saa matkalaskun automaattisesti aikaiseksi.

Sovellus säästää aikaa ja vaivaa

Matkalaskujen käsittelyyn tehty sovellus tehostaa matkalaskujen käsittelyä ja vähentää virheitä. Kotimaisista sovelluksista tunnettu on esimeriksi eTasku, joka on ollut jo vuosia monen yrityksen käytössä. Kilometrikorvausten osalta työntekijä voi merkitä matkan lähtöpisteen, etapit ja päätöspisteen sovellukseen, joka sitten laskee automaattisesti oikeat korvaukset. Matkalasku on siis helppo muodostaa ja siten sovellus säästää työntekijän arvokasta aikaa ja vaivaa.

Päivärahojen käsittely on sovelluksen ansiosta automatisoitu. Matkalaskusovellus laskee automaattisesti koti- ja ulkomaanpäivärahat sekä muut lisäkorvaukset, mikä poistaa tarpeen monimutkaisille laskelmille. Tämä helpottaa huomattavasti matkakustannusten hallintaa ja varmistaa, että kaikki korvaukset tulevat lasketuksi virheettömästi. Todennäköisesti myös kirjanpito kiittää, sillä päivärahojen käsittely helpottuu huomattavasti.

Kun matkalasku on tallennettu sovellukseen, se on välittömästi johdon tai kirjanpitäjän nähtävissä odottamassa maksatusta. Työntekijä voikin saada korvauksen entistä nopeammin, mikä on varmasti niiden työntekijöiden mieleen, joiden työnkuvaan kuuluu paljon matkustamista. Esimerkiksi monet myyntipäälliköt kiertävät viikosta toiseen ympäri maakuntaa. Matkalaskusovelluksen avulla matkalaskujen käsittely on siis sujuvampaa ja tehokkaampaa.

Vuoden 2024 päivärahamäärät

Päiväraha on korvaus siitä, että työmatkalla syntyy tavallista enemmän ruokailukuluja. Työnantaja voi maksaa verovapaan päivärahan, jos työmatka suuntautuu yli 15 kilometrin päähän lähtöpaikasta (kotoa tai työpaikalta). Päivärahan määrä riippuu matkan kestosta ja siitä, onko matka kotimaassa vai ulkomailla.

Vuonna 2024 osapäiväraha on 24 euroa, jos työmatka kestää 6–10 tuntia. Kokopäiväraha on 51 euroa, jos työmatka kestää yli 10 tuntia. Ulkomaan päivärahat vaihtelevat maittain, ja eri maiden määrät voi tarkistaa verottajan sivustolta. Mikäli työntekijä ei saa päivärahaa, voi hän saada verovapaan ateriakorvauksen, jos työmatka estää syömästä tavanomaisessa ruokailupaikassasi. Ateriakorvauksen enimmäismäärä on 12,75 euroa päivässä.

Ei enää virheiden selvittelyä

Digitalisaatio muovaa montaa toimialaa ja sen myötä virheiden määrä laskee, kun tietoja käsitellään entistä useammin automaattisesti. Tämä pätee nykyisin myös matkalaskujen käsittelyyn. Digitaalinen matkalaskujen käsittely vähentää virheitä ja riskejä automatisoimalla tietojen syöttämisen ja käsittelyn.

Yksi sovellusten vahvuuksista on myös mahdollisuus tietojen tarkistukseen. Sovellukset voivat tarkistaa ja varmistaa tietojen täsmällisyyden myös proaktiivisesti, joten kirjanpidossa tiedetään maksujen menevän oikein kerralla. Automaattisesti luodut tiedot tekevät myös matkalaskujen hyväksyjien työstä aiempaa helpompaa. Matkalaskut ovat tarkkoja ja kuitit ovat nähtävissä niin ikään missä vain ja milloin vain.

Nykyaikaiset sovellukset pystyvät skannaamaan kuitit automaattisesti, minkä ansiosta monia tietoja ei tarvitse enää näpytellä manuaalisesti kirjanpidon tietoon. Automaattinen skannaus tunnistaa kuitista esimerkiksi hinnan sekä päivämäärän. Skannaus nopeuttaakin laskujen kirjaamista merkittävästi, vähentää hallinnollista taakkaa sekä parantaa työn tehokkuutta eri yksiköissä.

Matkalaskut voidaan korvata monella tavalla

Matkalasku on tärkeä dokumentti Suomessa, jonka avulla työntekijät voivat hakea korvausta tekemistään työmatkoista. Matkalaskulla voi hakea korvauksia, jos työmatka on vähintään 15 kilometrin päässä työntekijän kodista tai työpaikasta. Työnantaja voi myös maksaa korvaukset usealla eri tavalla, kuten päivärahana, kilometrikorvauksena tai ateriakorvauksena. Korvausten saamiseksi työntekijän on tehtävä matkalasku.

Päiväraha on korvaus, joka maksetaan matkan aikana syntyneistä elinkustannuksista, kuten ruokailusta. Ateriakorvaus puolestaan kattaa matkalla syödyistä aterioista aiheutuneet kustannukset, ja kilometrikorvaus on korvaus omalla autolla ajetuista työmatkakilometreistä. Nykyisin joissakin yrityksissä hankitaan yrityskäyttöön myös luottokortti, jota työntekijä voi käyttää työmatkoillaan. Tämä on kätevä vaihtoehto varsinkin siinä tapauksessa, että työntekijälle muodostuu paljon kuluja työmatkoistaan.